立卷归档要求

发布者:系统管理员发布时间:2016-10-21浏览次数:60

遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

1、确定收集的文件材料是否属于本年度、本部门的归档范围。

2、确定收集的文件材料是否具有保存价值,能否对学校今后办学有指导、参考和凭证作用(文件材料的归档范围参照文件执行)。

3、归档文件材料种类、份数及每份文件的页数都必须齐全完整;

4、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与拟稿件、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起;

5、不同年度的文件一般不放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在批复年立卷,没有批复的,放在请示年立卷;跨年度的上报材料放在上报年立卷;跨年度的计划放在针对的第一年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

6、卷内文件的排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,拟稿件在后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料等在后。

7、专题性、成套性文件材料(含教学、科研、基建、设备、财会、出版)按年度、阶段等分别组卷。

8、卷内文件要去掉金属物,对已破损的文件应予修整,字迹模糊或退变的文件应予复制,并与原件一起归档。

9、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号,正面在右上角、背面在左上角填写页号,每卷不超过200页。

10、声像材料需要用文字标出摄像或录音的对象,时间,地点,中心内容、责任者。

《卷内备考表》是卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后,用于注明卷内文件与立卷状况。立卷人:兼职档案员;检查人:部门档案工作负责人;立卷时间:625日前。

《卷内文件目录》和《卷内备考表》到“学校档案工作群”下载(群号:410294288)。归档时间:625日前。