大连海洋大学综合档案室成立于19845月,现为副处级单位,隶属学校办公室,档案室位于学校综合实验楼s5楼,总建筑面积为303.02平方米,包括4个库房,2个办公室。基础设施完备,配备有铁皮柜、去湿机、复印机、打印机、扫描仪、刻录机、计算机等符合要求的装具和设备。并配备有防火、红外线防盗自动报警系统、视频监控系统和防晒、防虫、防腐蚀等档案保护措施。

综合档案室现有编制4人,2人为管理岗位,2人为专业技术岗位;档案学专业1人;本科学历3人,研究生学历1人。

馆藏档案始于1952年,1个全综。综合档案室对全校档案实行集中统一管理,目前共计12个门类,包括:党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、基建类、设备类、出版类、财会类、实物类、声像及人事档案学校各类档案真实地记录了学校各职能部门和各教学单位从事招生、教学、科研和管理等业务活动的历史。截至201512月底,馆藏纸质档案15105卷,照片档案109卷,实物档案773件、教职工人事档案1598卷。近2年的统计结果显示,馆藏档案总量以年均21%的速度增长。

学校实行档案材料形成单位的归档制度。目前,学校有36个归档单位(各二级学院归档材料统一从教务处口归档),36位兼职档案员,并建立了“海大档案工作群”, 对进一步提高兼职档案员队伍的业务水平和操作技能提供了交流平台,目前,学校形成了较为完善的档案管理网络。学校成立有档案工作领导小组,档案工作被纳入学校整体发展规划。档案小组下设文书档案鉴定工作小组,财会档案鉴定工作小组,人事档案鉴定工作小组,基建档案鉴定工作小组,主要负责研究并决定学校档案工作中重要事项。

      为了确保学校档案工作的制度化、规范化和科学化,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》, 结合学校机构调整,进一步修订和完善了《大连海洋大学各类档案归档范围和保管期限表》、《大连海洋大学档案管理办法》及各项规章制度。同时,对国家及省、市有关档案工作的法律法规和相关规定,进行收集、整理汇编成册,有效保证了档案的管理和利用。

学校综合档案室档案利用的主体主要由两部分构成,一是校内各单位、部门、全校教职工(含离、退休)和在校学生;二是学校历届毕业生。目前,文书档案实现了90%以上的文件级目录检索和网上查询,同时,为确保信息安全,实现阅读计算机与互联网的计算机实行物理隔离。

2002年,学校建立了档案室网站,并不断完善档案室网页的维护、开发和优化工作,使档案室网页成为档案宣传工作的一个窗口与日常档案管理、交流工作经验的一个平台。同时,根据现有条件,加强档案数字化建设,对学校建校初期的比较重要的、易损毁的文书档案进行了数字化处理。

多年来,综合档案室在校领导的关怀和专兼职档案工作人员的共同努力下,取得了一定的成绩,但仍需在人员队伍建设,基础设施建设及信息化平台建设方面继续加大工作力度,不断推进学校档案工作再上新台阶。