一、序号录入。按照阿拉伯数字1、2、3、、、、一个序号一份文件依次录入，如表：
卷 内 文 件 目 录
序号 | 文号 | 责任者 | 文件题名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人社 （2014） 192号 | 省人社厅 | 关于进一步严肃专业技术人员职称工资纪律的通知 | 2014 0518 | 1 | |
2 | 辽人社 （2014） 189号 | 省人社厅 | 关于推荐全省重大人才工程和资助项目评审专家候选人一览表 | 2014 0516 | 4 |
二、文号录入。要用（），不能用[ ]或{ }等其他括号，并填写三行。时间要写全，不能只录入（14）192，标准为（2014）192号，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文件题名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人社 （2014） 192号 | 省人社厅 | 关于进一步严肃专业技术人员职称工资纪律的通知 | 2014 0518 | 1 |
三、责任者录入。责任者指发文单位，责任者填写时可写全称或通用简称。如果是多个单位联合下发的文件，责任者可以写2个。例如：辽宁省教育厅、辽宁省计划经济委员会、辽宁省财政厅联合下发的文件，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人社（2014） 388号 | 省人社厅 | 关于进一步做好事业单位保险工作有关问题的通知 | 2014 0809 | 1 | |
2 | *** | 省教育厅 省计委等 | ************ | 2014 0207 | 4 |
四、文件题名录入。
1、文件的题名一般应照实抄录，不要随意更改和简化，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽委高 （2014）14号 | 辽宁省委高校工委 | 关于确立先进统战理论立项研究课题的通知 ∨ | 2014 0302 | 1 | |
2 | 辽委高 （2014）14号 | 辽宁省委高校工委 | 确立先进统战理论立项研究课题 × | 2014 0302 | 3 |
2、如果是转发文件，且转发文件有文号，要在文件题名中单独录入，如表：辽人社（2014）388号文件是辽人发（2014）17号转发文件。
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人发（2014） 17号 | 辽宁省人民政府办公厅 | 关于转发辽宁省人力资源和社会保障厅《关于进一步做好事业单位保险工作有关问题的通知》 | 2014 0401 | 1 | |
2 | 辽人社（2014） 388号 | 辽宁省人力资源和社会保障厅 | 关于进一步做好事业单位保险工作有关问题的通知 | 2014 0809 | 3 |
3、上级下发文件，我校有上报材料的，在文件题名中一定要录入，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人社 （2014） 189号 | 省人社厅 | 关于推荐全省重大人才工程和资助项目评审专家候选人一览表 附件：我校上报评审专家候选人一览表 | 2014 0516 | 1 |
4、本校红头文件在“文件题名”中附件不用录入。如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 | |
1 | 大海大（2014）296号 | 大连海 洋大学 | 关于印发《大连海洋大学青年教师参加社会实践锻炼暂行办法》的通知 ∨ | 2014 1231 | 1 | ||
2 | 大海大（2014）296号 | 大连海 洋大学 | 关于印发《大连海洋大学青年教师参加社会实践锻炼暂行办法》的通知 附件1、大连海洋大学青年教师参加社会实践工作任务书 2、大连海洋大学青年教师参加社会实践锻炼考核表× | 2014 1231 | 8 | ||
5、文件题名中不能重复出现单位名称，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 大海大团（2014） 18号 | 共青团大连海洋大学委员会 | 关于开展大连海洋大学第七届大学生课外科技创新活动立项工作的通知∨ | 2014 0207 | 1 | |
2 | 大海大团（2014） 18号 | 共青团大连海洋大学委员会 | 大连海洋大学关于开展大连海洋大学第七届大学生课外科技创新活动立项工作的通知× | 2014 0207 | 5 |
6、学校上报的请示，要与上级批复文件一起存档。录入时批复在前，请示在后。没有批复的，在备注里要注明“未批复”，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 大组复（2014）26号 | 中共大连市委组织部 | 关于同意召开中共大连海洋大学第一次代表大会的批复 | 2014 1216 | 1 | |
2 | 大海委（2014）21号 | 中共大连海洋大学委员会 | 关于召开中共大连海洋大学第一次代表大会的请示 | 2014 1213 | 4 | 未批复 |
7、文件题名过长，可以提取主题词录入，如：原文标题是“中共中央办公厅国务院办公厅关于转发《中央社会治安综合治理委员会关于加强社会治安防范工作的意见》的通知”，文件题名可简化，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | *** | ****** | 中办 国务院转发《关于加强社会治安防范工作的意见》的通知 | 2014 0207 | 1 |
8、没有题名或题名不能说明文件内容的应拟写题名，题名的写法要有单位、事由、文种三部分组成，如:标题为通报、合同、报表等，应拟写成 “大连海洋大学关于****情况的通报“或“大连海洋大学与***单位签署****合同”等。
五、日期录入。指文件的落款日期，要写全，并填写两行，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文件题名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人社 （2014） 192号 | 省人社厅 | 关于进一步严肃专业技术人员职称工资纪律的通知 | 2014 0518 | 1 |
六、页号录入。从该文件的文书处理单页数开始（无文书处理单的以文件页数为始），在录入最后一个文件时，文件的起止页数要写，如表：
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人社 （2014） 192号 | 省人社厅 | 关于进一步严肃专业技术人员职称工资纪律的通知 | 2014 0518 | 1 | |
---- | ||||||
18 | 大海委（2014）21号 | 中共大连海洋大学委员会 | 关于召开中共大连海洋大学第一次代表大会的请示 | 2014 1213 | 35 -39 |
字体要求。表头为小1号字，表内第一行为4号字，第二行为小4号字，均为宋体字。
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序号 | 文号 | 责任者 | 文 件 题 名 | 日期 | 页号 | 备注 |
1 | 辽人社 （2014） 192号 | 省人社厅 | 关于进一步严肃专业技术人员职称工资纪律的通知 | 2014 0518 | 1 |
注：卷内文件目录采用WORD文档格式，A4纸型。