7月16日下午，档案室召开会议，学习国家档案局印发《进一步加强档案安全工作的意见》的通知（档发[2016]6号）和国家档案局办公室关于加强汛期档案安全保管的紧急通知（档办函[2016]175号）文件，全体档案室工作人员对文件进行了逐条阅读学习，并结合档案室的工作实际如何贯彻落实进行了交流。《进一步加强档案安全工作的意见》（以下简称“意见”）是国家档案局对档案安全工作的新要求，学校档案室将结合学校实际情况，将《意见》的贯彻落实作为当前和今后一段时间档案安全工作的重要来抓。同时，要求大家在汛期注意及时收听收看电视和网络媒体的最新消息，防范强降雨天气。检查好门窗水电。发现有漏雨现象，立即汇报，及时处理。

会议还对暑假期间更换档案管理软件和档案室网站的更新进行了交流，并通知大家在放假前一天要对档案室全部库房进行清扫卫生和安全检查，确保无安全隐患，同时发放置防虫、防腐药物。