档案： 档案是过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

高等学校档案：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。基本内容包括党群类、行政类、教学类、科研类、产品生产类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、实物类、声像类以及人事档案等。档案的作用主要体现在两个方面：一是凭证作用，二是参考作用。

档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

立卷：是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

全宗：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

立档单位：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位或个人。

案卷：是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。

档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

档号：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号，档号通常包括全宗号、目录号、案卷号、件号或页号。

案卷号：著录案卷目录内每一案卷的编号。

分类号：档案类别的代码。

主题词：主题词是揭示档案主题内容的规范词。

题名：题名是直接表达档案内容特征，中心主题并区别于另一档案的名称。

责任者：责任者是指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。