第一章 总 则

第一条 为加强学校档案工作，有效地保护和利用档案，为学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，修订本办法。

第二条 学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应将档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导，健全档案机构，保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。

第二章 管理体制和职责

第四条 学校档案工作由上级教育行政管理部门领导，同时接受上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

第五条 学校设有综合档案室（以下简称“档案室”），档案室为副处级建制，隶属学校办公室，档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构。档案室的基本职责是：

（一）贯彻执行上级有关档案工作的法律法规和方针政策，统筹规划学校档案工作；

（二）拟订本校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第六条 学校确定一名校级领导分管档案室工作，设立档案工作领导小组，领导、协调、检查全校档案工作。档案工作领导小组的主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划；

（二）审定学校档案工作各项规章制度；

（三）研究并决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；

（四）对各单位、部门档案工作进行监督、检查。

第七条 学校各单位、部门指定一名处级领导干部和一名兼职档案员，分管和具体负责档案工作。分管档案工作的领导，负责指导兼职档案员工作，解决本单位、部门在归档工作中遇到的具体问题，检查兼职档案员履行岗位职责情况，确保本单位、部门归档文件的齐全完整并按时移交。兼职档案员的主要职责是：

（一）负责本单位（部门）档案材料的收集、整理并妥善保管。

（二）每年在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷，向学校档案室移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。 

（三）认真学习、执行档案工作政策法规，积极参加档案业务培训，接受学校档案室的业务指导和督促检查。 

（四）保证文件材料的安全和保密。

第八条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第九条 学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条 档案室工作人员根据有关文件规定，依法享受保健津贴。

第三章 档案的归档与接收

第十一条 档案室对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学校文件材料的归档范围为：党群类、行政类、教学类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类及教职工人事档案。归档的档案材料包括纸质、电子、照片、录像（录音）等各种载体形式。

第十二条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

第十三条 学校各单位、部门负责档案管理的工作人员参照《大连海洋大学各类档案归档范围和保管期限表》确定的归档范围，并及时整理和立卷，制作卷内目录，交本单位、部门负责档案工作领导检查，合格后向档案室移交。

档案室负责对各立卷单位、部门加强指导和监管，保证案卷质量。

第十四条 学校实行年度归档和平时归档相结合的档案移交制度。学校档案材料归档时间是：

（一）党群类、行政类、教学综合管理文件和能按年度归档的文件材料在次学年6月底前归档；

（二）教学类中非综合管理文件材料在学生毕业次学年度的寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

（四）财会类档案，在会计年度终了后，由计划财务处保管1年，于次年3月底前归档；

（五）特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

（六）人事档案材料可以随时归档。

第十五条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十六条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整、蓝黑墨水书写，声像清晰。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

第四章 档案管理

第十七条 学校各类档案都是学校的重要财富，由档案室集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。任何单位、部门或个人都不得将档案据为私有。全体教职工都有保护档案的义务。

第十八条 档案室根据国家规定的分类编号方法，按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行整理、分类、编号、装盒和排列上架。做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全，统计准确、利用方便，管理手段先进。

第十九条 档案室要不断改进先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，必须及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档案保管，学校要为档案保护提供必要的条件。

第二十条 档案室对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向主管领导报告，及时处理。

第二十一条 档案室要组织做好档案的鉴定与销毁工作。针对保管期限已满的档案，由学校档案工作领导小组对相关档案进行鉴定，提出鉴定意见。凡需要销毁的档案，应编制清册，报主管校领导审批。销毁时指定专人监销，并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 档案室应在每年终对档案的接收、移出、库存量、利用等进行统计，并按照上级有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与公布

第二十三条 档案室积极开发资源，为学校教学、科研和管理等各项工作提供档案信息服务。档案室按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用已公布的档案。

第二十五条 查阅、摘录、复制未经开放的档案，需经相关负责人批准；涉及未公开的技术问题，需经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准；需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，需经学校保密委员会批准。

第二十六条 档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。

根据《高等学校档案管理办法》的规定，加盖学校档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十七条 寄存在档案室的档案，归寄存者所有。档案室如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第二十八条 档案室应积极开展档案编研工作。

第二十九条 档案室根据学校具体情况，采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设网站等），积极开展档案宣传工作。

第六章 条件保障

第三十条 档案工作经费应列入学校预算，保证档案室购置档案备品用具、培训人员、订购资料、举办展览、维修设备、安全防范等工作的需求。

第三十一条 学校要在统一规划的前提下，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，参照《档案馆建设标准》的要求进行改扩建或者新建。

第三十二条 学校应为档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章 奖励与处罚

第三十三条 学校应对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案及实物捐献给档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条 有下列行为之一的，学校对直接负责人及其主管领导依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第三十五条 本办法未涉及的按国家有关规定执行。

第三十六条 本办法由学校档案室负责解释。

第三十七条 本办法自公布之日起施行。原《大连海洋大学档案管理办法》（大海大〔2012〕92号）同时废止。