遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

1、确定收集的文件材料是否属于本年度、本部门的归档范围。

2、确定收集的文件材料是否具有保存价值，能否对学校今后办学有指导、参考和凭证作用（文件材料的归档范围参照文件执行）。

3、归档文件材料种类、份数及每份文件的页数都必须齐全完整；

4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与拟稿件、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起；

5、不同年度的文件一般不放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的，放在请示年立卷；跨年度的上报材料放在上报年立卷；跨年度的计划放在针对的第一年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

6、卷内文件的排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，拟稿件在后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后。

7、专题性、成套性文件材料（含教学、科研、基建、设备、财会、出版）按年度、阶段等分别组卷。

8、卷内文件要去掉金属物，对已破损的文件应予修整，字迹模糊或退变的文件应予复制，并与原件一起归档。

9、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号，正面在右上角、背面在左上角填写页号，每卷不超过200页。

10、声像材料需要用文字标出摄像或录音的对象，时间，地点，中心内容、责任者。

《卷内备考表》是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况。立卷人：兼职档案员；检查人：部门档案工作负责人；立卷时间：6月25日前。

《卷内文件目录》和《卷内备考表》到“学校档案工作群”下载（群号：410294288）。归档时间：6月25日前。