第一章  总  则

第一条  为加强学校档案工作，规划档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《辽宁省档案条例》等法律、行政法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条  学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作应当坚持和加强党的领导，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署，健全党领导档案工作的制度机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。

第四条  档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应将档案工作纳入学校整体发展规划，加强档案基础设施建设、信息化建设以及档案的保护利用，确保档案事业发展与学校事业发展水平相适应。加强学校档案工作，履行档案工作主体责任，保障档案工作依法开展。

第五条  学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。

第六条   学校档案工作由辽宁省教育厅主管，接受省、市人民政府档案行政部门的业务指导、监督和检查。

第七条   学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章  机构设置与人员配备

第八条   学校设档案馆，对学校各类档案实行集中统一管理。

第九条  学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。学校各单位（部门）可根据实际需要，经学校批准设立档案分室，管理本单位（部门）档案，分室是学校档案馆的分支机构，业务上接受档案馆指导、监督。

第十条  档案馆的基本职责如下：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规、规章和方针政策，统筹规划学校档案工作；

（二）建立健全本单位档案工作制度规范，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第十一条   学校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。档案馆馆长人选由热心档案事业，具有高中级以上专业技术职务、有组织管理能力、身体健康的人员担任。

第十二条   学校配备专职档案工作人员，列入学校事业编制，编制人数由学校根据本校档案数量和工作任务确定。

第十三条  学校档案工作人员档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，保守秘密，具备相应的专业知识与技能，按照规定接受管理岗位培训和继续教育培训。

第十四条  学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十五条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生。学校档案工作人员按照有关文件规定，依法享受保健津贴。

第三章  档案管理

第十六条  学校加强对档案工作的管理，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十七条  学校应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。档案材料的归档类别主要有：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类、声像类、实物类及人事档案类。

学校根据实际情况确定归档范围，编制文件材料归档范围和档案保管期限表。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十八条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位（部门）必须配备1名兼职档案员，按照归档范围和要求及时整理档案和立卷归档，经档案馆审核后移交。

第十九条  归档文件材料质量要求：

（一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档。

（二）准确反映学校在教学、科研和管理活动中的真实内容，并遵循文件材料的自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，分类归档。

（三）归档文件材料纸质优良、用纸规范（一般采用A4标准纸型）、书写字迹清楚（一律用黑色碳素笔书写）、签署完备；声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与制作者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。

（四）文件标题要简明确切，编制文件目录应符合规范要求。

第二十条   学校档案材料归档时间为：

（一）党群行政类、教学综合管理文件、科研管理性文件和其他能按年度归档的文件材料，在次年六月底前归档；

（二）教学档案中非综合管理文件材料，在学生毕业年年底前一次归档；

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；

（四）人事、声像、实物档案资料，应在形成后一个月内实时归档；

（五）财会档案，在会计年度终了后，由计划财务处保管1年，在次年六月底前归档；

（六）特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

第二十一条  档案馆根据上级有关要求管理档案，做到分类科学、整理系统、鉴定正确、编号规范、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第二十二条  档案馆应按照有关规定确定档案材料保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条  档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，必须及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条   学校档案由学校档案馆保管。在学校和社会需要时档案馆提供所需的档案原件或者复制件。

第二十五条  学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆至少保存一整套档案。协作单位除保存自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送档案馆保存。

第二十六条  学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十七条  档案馆对所保存的档案和资料的保管情况定期检查消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向校长报告，及时处理。

第二十八条  档案馆认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十九条   档案馆按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十条   凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定执行。

第三十一条  查阅、摘录、复制未经开放的档案，需经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，需经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，需经学校保密委员会批准。

第三十二条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。

加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十三条  档案馆设立专门的阅览室，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第三十四条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。利用档案用于公益目的的,不收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

第三十五条  寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第三十六条  档案馆出版档案史料和公布档案，需经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十七条  档案馆采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设网站等），积极开展档案宣传工作。

第三十八条  根据工作需要和社会需求，开展馆藏档案的开发利用和公布，促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播。

第五章  信息化建设

第三十九条   学校应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设，将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。电子档案管理信息系统应当按照国家有关规定建设，并符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定。

第四十条   档案馆组织开展传统载体档案数字化工作，应当符合国家档案主管部门有关规定，保证档案数字化成果的质量和安全。向档案馆移交传统载体档案时，已经形成的档案数字化成果，应当同步移交。鼓励开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用。

第六章  条件保障

第四十一条   档案工作所需经费应列入学校预算，保证档案工作的需求，满足购置档案备品工具、培训人员、订购资料、举办展览、维修设备、安全防范等需要。

第四十二条   档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：

（一）建立健全科学的管理制度和查阅利用规范，制定有针对性的安全风险管控措施和应急预案；

（二）配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备；

存放涉密档案应当设有专用的库房；

对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照档案馆建设标准及时进行改扩建或者新建；

（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；

（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的设施设备；

（五）编制档案目录、索引、指南等便于档案查找和利用的检索工具。

第四十三条  学校应设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章  奖励与处罚

第四十四条   学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）对档案收集、整理、保护、利用做出显著成绩的；

（二）对档案科学研究、技术创新、宣传教育、交流合作做出显著成绩的；

（三）在重大活动、突发事件应对活动相关档案工作中表现突出的；

（四）将重要的或者珍贵的档案及实物捐献给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的；

（六）长期从事档案工作，表现突出的。

第四十五条  有下列行为之一的，学校对直接负责人及其主管领导依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附  则

       第四十六条  本办法由校档案馆负责解释。

第四十七条  本办法自公布之日起施行。原《大连海洋大学档案管理办法》（大海大发〔2012〕92号）自本办法实施之日起自行废止。