为进一步加强学校档案管理工作，确保档案查询服务的规范性、安全性和高效性，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《大连海洋大学档案管理办法》等相关规定，结合我校实际，现就规范档案查阅办理流程有关事项通知如下：

一、查阅范围

（一）档案类型

党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、基建类、设备类、出版类、财会类、实物类、声像及人事档案等共计12个门类。

（二）查阅主体

1. 校内各单位因工作需要查阅档案；

2. 教职工、学生、校友及其他校外人员因个人或事务需要查阅档案。

二、办理流程 

（一）提交申请

各类档案的查阅均须填写纸质版《大连海洋大学档案查阅审批表》（附件1）或通过OA提交申请。

（二）审核审批

1. 校内单位查阅

①《大连海洋大学档案查阅审批表》经查档单位负责人签字并加盖公章后，提交档案馆负责人批准； 

②查阅学校党委常委、党政领导班子会议记录、纪要等须经党政办公室主任批准；

③查阅人事档案统一由组织人事部门受理申请并到档案馆办理；

④查阅科研、基建、财务、国资等档案还须经相关业务主管部门批准；

⑤查阅秘密级及以下涉密档案或不公开档案须经党政办公室和保密办公室批准，查阅机密级及以上档案还需经分管保密工作校领导批准；

⑥查阅重大问题、敏感事项档案须经分管校领导甚至主要领导批准。

2. 个人查阅

①本人查阅：提供单位介绍信或说明利用档案的目的，经档案馆同意后方可查阅；

②委托他人查阅：还需提供委托人身份证复印件、授权委托书及受托人身份证原件。

③毕业生查询学籍档案：需提供本人有效身份证件复印件，填写并向档案馆提交《学生查档申请表》（附件2）。

3. 校外单位查阅。须持单位公函，注明查询内容、用途及查询人身份信息，经档案馆审核后办理。

（三）档案调阅

审批通过后，由综合档案室管理人员按规定调阅档案，并遵守《档案查阅时间表》（附件3），在指定场所查阅。

（四）复印或摘录

需复印档案材料的，须经档案管理人员检查无误并加盖公章；档案一般不外借，本校工作人员因公需要借出档案，最长时间不得超过两周，需要延期归还的要说明原因。

三、注意事项

1. 严禁涂改、损毁、私自复制或外传档案内容，违者依法追究责任；

2. 涉密档案的查询须严格按照国家保密规定执行。

附件：

1. 《大连海洋大学档案查阅审批表》（单位用）大连海洋大学档案查阅审批表.docx

2. 《学生查档申请表》（个人用）学生查档申请表.docx

3. 《档案查阅时间表》档案查阅时间表.docx

                                        大连海洋大学档案馆

                                           2025年3月25日